ALFİN
YAPI A.Ş olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”
veya ‘‘Kanun’’) yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, ticari faaliyetlerimizi
yerine getirirken herhangi bir şekilde temas ettiğimiz tüm gerçek kişilere ait
kişisel verilerin korunmasına ve bu çerçevede KVKK’da yer alan gerekliliklerin
eksiksiz olarak yerine getirilmesine büyük önem vermekteyiz. İşbu Kişisel
Verileri Saklama İmha Ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”), kişisel
verilerin Alfin Yapı A.Ş tarafından toplanması, kullanılması, paylaşması , saklanması
ve silme , yok etme ve anonimleştirme süreçleri ve prensipleri hakkında
sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
İşbu
Politika’da, Alfin Yapı A.Ş tarafından veri sahiplerine ait kişisel verilerin
işlenmesine ilişkin esaslara KVKK’da yer alan düzenleme sırasına uygun olarak
yer verilmiş olup, bu açıklamalar Alfin Yapı A.Ş çalışanlarını, aktif ve
potansiyel müşterilerimizi, ziyaretçilerimizi ve Alfin Yapı A.Ş ile ilişki
içinde bulunan diğer gerçek kişileri kapsamaktadır.
Yönetmelik
uyarınca
Alfin Yapı A.Ş Sicile kayıt yükümlülüğü
olan bir Veri Sorumlusu olarak uhdesinde
bulunan kişisel verileri kişisel
veri envanterine uygun bir
şekilde saklamak ve gerektiğinde
silme ,
yok etmek ya da
anonim
hale getirmek
için bir Politika hazırlamak
ve bu Politikaya uygun hareket
etmek ile yükümlüdür.
Kişisel
verilerin saklanması ve
imhasında aşağıdaki
ilkeler geçerli
olacaktır:
a) Kanunun 4 üncü maddesindeki genel
ilkelere
uyulacaktır.
b) Alfin Yapı A.Ş ,işbu Politikayı hazırlamış
olmanın tek başına kişisel verilerin Yönetmelik ,Kanun ve
ilgili mevzuata uygun olarak
silindiği ,yok
edildiği veya anonim hale
getirildiği anlamına gelmeyeceğini kabul
etmektedir.
c) Alfin Yapı A.Ş kişisel verileri saklarken yahut silerken,
yok
ederken veya anonim
hale getirirken Kanunun 12.Maddesinde yer
alan güvenlik tedbirlerine ,ilgili
mevzuatta
yer alan hükümlere, Kişisel
Verileri Koruma Kurulu’nun alacağı
kararlara
ve Politikaya uygun
hareket
edeceğini kabul, beyan
ve taahhüt eder.
d) Alfin Yapı A.Ş bünyesinde
bulundurduğu kişisel
verilerin
amacı tamamen
veya kısmen
otomatik olan ya
da herhangi bir kayıt sisteminin parçası
olmak kaydıyla
otomatik olmayan
yollarla işlenen kişisel verilerin
silinmesi,
yok edilmesi veya anonimleştirilmesi
sırasında
İşbu Politika’ya
ve Politika’ya bağlı olarak
uygulanacak araç, program ve süreçlere
uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.
2.
KAPSAM Bu Politika, Alfin
Yapı A.Ş tüm süreçlerinde uygulanır.
3.TANIMLAR
Kanun 6698
Sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu’dur.
Yönetmelik
Kişisel
Verilerin Silinmesi
Yok Edilmesi veya Anonim
Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
Kurul Kişisel Verileri Koruma
Kurulu’dur.
Kayıt
Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel
verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır.
Kişisel
Veri işleme Envanteri
Veri
sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel
verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçlarını, veri
kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek
oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.
İmha Kişisel verilerin silinmesi,
yok edilmesi veya anonim
hale getirilmesidir.
Periyodik
İmha
Kanunda yer
alan
kişisel verilerin işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda
kişisel verileri saklama
ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek
silme,yok
etme
veya anonim
hale getirme işlemidir.
Sicil Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları
Sicilidir.
Veri-Kayıt Sistem
Kişisel
verilerin belirli kriterlere
göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını
ve vasıtalarını belirleyen,veri
kayıt sisteminin kurulmasından ve
yönetilmesinden sorumlu
olan gerçek veya tüzelkişidir.
Alıcı Grubu Veri sorumlusu tarafından
kişisel verilerin aktarıldığı gerçek
veya
tüzel
kişi kategorisidir.
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik
olarak depolanması,
korunması
ve yedeklenmesinden
sorumlu olan kişi yada birim
hariç olmak üzere veri sorumlusu
organizasyonu içerisinde
veya veri
sorumlusundan aldığı yetki ve
talimat doğrultusunda kişisel
verileri işleyen
kişilerdir.
Kişisel Verilerin Korunması
Politikası içerisinde
bulunan tanımlar işbu Politika içinde geçerlidir.
5.
REFERANSLAR
6698
Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kişisel
Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında
Yönetmelik.
Veri
Sorumlular Sicili Hakkındaki Yönetmelik ve ilgili diğer yönetmelikler
6.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
6.1.
İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
Alfin Yapı A.Ş kişisel verileri KVKK ve ilgili diğer kanunlarda öngörülen usul
ve esaslara uygun olarak işlemektedir. Bu çerçevede, Alfin Yapı A.Ş tarafından
kişisel veriler işlenirken KVKK’da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum
sağlanmaktadır.
Hukuka
ve dürüstlük kurallarına uygun olma:
Bu ilke uyarınca, Alfin Yapı A.Ş'ın veri işleme süreçleri başta Anayasa ve KVKK
olmak üzere ilgili tüm mevzuat ile dürüstlük kurallarının gerektirdiği sınırlar
içinde kalınarak yürütülmektedir.
Doğru
ve gerektiğinde güncel olma Alfin
Yapı A.Ş tarafından işlenen kişisel verilerin doğru ve güncel duruma uygun
olması için gerekli tedbirler alınmakta ve işlenmekte olan verilerin gerçek
durumu yansıtmasını sağlamak amacıyla bilgilendirmeler de bulunularak veri
sahiplerine gerekli imkânlar tanınmaktadır.
Belirli,
açık ve meşru amaçlar için işlenme:
Alfin Yapı A.Ş yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel
veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde
bulunmamaktadır. Bu kapsamda, Alfin Yapı A.Ş yalnızca veri sahipleriyle
kurulan iş ilişkisi ile bağlantılı olarak ve bunlar açısından gerekli olması
halinde kişisel veri işlemektedir.
İşlendikleri
amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Alfin Yapı A.Ş tarafından veriler, KVKK ve ilgili diğer
mevzuata uygun olarak, veri kategorilerine göre belirlenen amaçların
gerçekleştirilebilmesine elverişli, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili ve
ölçülü olarak işlenmekte olup, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin
işlenmesinden kaçınılmaktadır.
İlgili
mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar
muhafaza edilme: Alfin Yapı
A.Ş tarafından işlenen kişisel veriler, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya
işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu kapsamda,
Alfin Yapı A.Ş, ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre
varsa bu süreye uymakta; böyle bir süre yoksa verileri, ancak işlendikleri amaç
için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Alfin Yapı A.Ş gelecekte
kullanma ihtimalinin varlığına dayanarak veri saklamamaktadır.
6.2.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
KVKK ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, Alfin Yapı A.Ş tarafından
kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak
işlenmektedir. Kanun'da sayılan istisnalar dışında, Alfin Yapı A.Ş ancak veri
sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir.
Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık
rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir.
Kanunlarda
açıkça öngörülmesi
Fiili
imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına
hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı
veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir
sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla
sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri
sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Veri
sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir
hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Veri
sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri
sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Veri
sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil
ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise Alfin Yapı
A.Ş tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından
belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, veri
sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, sağlık ve
cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler,
kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da
işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler
ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı
halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:
Kamu
sağlığının korunması,
Koruyucu
hekimlik,
Tıbbî
teşhis,
Tedavi
ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi
Sağlık
hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.
6.3.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Alfin
Yapı A.Ş tarafından elde edilen kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan
kapsamlar dahilinde işlenebilecektir.
İnsan
kaynakları operasyonları,
Personel özlük dosyalarının oluşturulması, bordrolama,
Çalışan sözleşme süreci yönetimi,
Sigorta yenileme süreçlerinin yürütülmesi,
Çalışanlara sağlık hizmetlerinin sağlanması,
Kan grubu listelerinin tutulması,
Çalışanlara iş sözleşmesinin ifası kapsamında araç, telefon ve
hat tahsis edilmesi,
Vekâlet ve imza sirküleri temin süreçlerinin yürütülmesi,
Alt işverenlik kapsamında uygunluk değerlendirmelerinin yapılması,
Acil durum hazırlıklarının yapılması ve operasyonlarının
yürütülmesi,
İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
İş sağlığı ve güvenliği kapsamında kaza ve mevzuat yönetimi,
Hizmet alım sözleşmeleri süreçlerinin kurgulanması,
Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
Çalışanlara e-posta hesabı açılması ve yetkilendirilmesi,
İnternet log kayıtlarının tutulması,
Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Personel seyahatlerinin planlanması ve avans süreçlerinin
yürütülmesi,
Evrak işlerinin yürütülmesi ve takibi,
Personel girişleri için kart ve servis kayıtlarının yapılması,
Bütçeleme süreçlerinin devamlılığı,
Personel eğitimlerinin verilmesi ve yönetimi,
Şirket içi eğitim ve oryantasyon programlarının planlanması ve
icrası,
Şirket
içi operasyonları ,
Hukuksal,
teknik ve idari sonucu olan faaliyetler,
Strateji,
planlama ve iş ortakları/tedarikçi yönetimi,
Kurumsal
iletişim faaliyetlerinin, etkinliklerin planlanması ve icrası,
Şirket
içi eğitim programlarının planlanması ve icrası
Yukarıda
belirtilen kategoriler sizleri bilgilendirme amaçlı olup, Alfin Yapı A.Ş’in
gelecekteki ticari ve işletmesel faaliyetlerini yürütebilmesi için tarafımızca
başka kategoriler de eklenebilecektir. Bu gibi durumlarda Alfin Yapı A.Ş , sizi
en hızlı şekilde bilgilendirmeye devam edebilmek için, belirtilen kategorileri
sizler için ilgili metinlerde güncellemeye devam edecektir.
6.4.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
Kişisel
verileriniz ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca fiziksel veya elektronik
ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
6.5.
KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİNDEKİ KİŞİLERE AKTARILMASI
Alfin
Yapı A.Ş, kişisel verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması hususunda, diğer
kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, KVKK’da düzenlenen şartlara
özenle uymaktadır. Bu çerçevede, kişisel veriler, Alfin Yapı A.Ş tarafından
veri sahibinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Ancak,
KVKK tarafından düzenlenen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel
veriler Alfin Yapı A.Ş tarafından, veri sahibinin açık rızası temin
edilmeksizin de aktarılabilecektir.
Kanunlarda
açıkça öngörülmesi
Fiili
imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına
hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı
veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir
sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla
sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri
sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Veri
sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir
hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Veri
sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri
sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Yeterli
önlemler alınmak kaydıyla; sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli
kişisel veriler bakımından kanunlarda öngörülmesi, sağlık ve cinsel hayata
ilişkin özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise,
Kamu
sağlığının korunması,
Koruyucu
hekimlik,
Tıbbî
teşhis,
Tedavi
ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi
Sağlık
hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi gibi amaçlarla açık rıza
temin edilmeksizin kişisel verileriniz aktarılabilecektir.
Özel
nitelikli kişisel verilerin aktarılmasında da, bu verilerin işlenme şartlarında
belirtilen koşullara uyulmaktadır.
6.6.KİŞİSEL
VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi
doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmaktadır. Ancak, özel nitelikli
kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibin açık rızası olmaksızın
işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin
aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri
sahibinin açık rızası aranmaksızın da Alfin Yapı A.Ş tarafından kişisel veriler
yurtdışına aktarılabilecektir. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından
yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Alfin Yapı A.Ş ve
ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak
taahhüt edecektir.
6.7-6698
SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU'NUN 11. MADDESİ FEREĞİNCE HAKLARINIZ
Şirketimize
başvurarak , kişisel verilerinizin
a)Kişisel
veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b)
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c)
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp
kullanılmadığını öğrenme,
d)
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri
bilme,
e)
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların
düzeltilmesini isteme
f)Kanun’un
7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya
yok edilmesini isteme,
g)
Yukarıdaki (e) ve (f) maddeleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h)
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi
suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i)
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması
hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına
sahipsiniz.
Veri
sahipleri, yukarıda sayılan haklarını, işbu Politika’nın 1 no’lu ekinde bulunan
veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir nüshasını, Alfin Yapı A.Ş iletişim
adreslerine, posta, e- posta yahut iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla ileterek
kullanabilirler. Formun doldurulması yahut Alfin Yapı A.Ş’e gönderilmesi
hakkında detaylı bilgiler, 1 no’lu ekte bulunan başvuru formunda yer
almaktadır.
Alfin
Yapı A.Ş , ilgili başvurulara yönelik cevabı fiziken yahut elektronik olarak
ilgili veri sahibine ulaştıracaktır Alfin Yapı A.Ş , talebin niteliğine göre,
talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak
sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Alfin
Yapı A.Ş tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret ilgililerden
alınacaktır. Ayrıca, veri sahiplerinin taleplerinin sonuçlandırılması
sürecinde, Alfin Yapı A.Ş tarafından başvuruculardan ek bilgi veyahut belge
talep edilebilecektir.
6.8.
VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
Alfin Yapı A.Ş, kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik
düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri
almaktadır. KVKK’nın 12(1). maddesinde öngörülen tedbirler şunlardır:
Kişisel
verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
Kişisel
verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
Kişisel
verilerin muhafazasını sağlamak
6.9.
GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ
Alfin Yapı A.Ş tarafından, Şirket tesis ve işletmelerinin genel ve ticari
güvenliğinin temin edebilmesi amacıyla, KVKK’da öngörülen ve işbu Politika’da
yer verilen temel ilkelere uygun olarak ziyaretçilerin, çalışanların ve diğer
ilgili kişilerin görüntü kaydı alınmakta ve bu kayıtlar işlenme amaçlarına
uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde
saklanmaktadır .Görüntü kaydı alınan yerlerde, veri sahiplerinin
bilgilendirilmesi amacıyla, görüntü kaydı alındığına dair uyarı görünür bir
biçimde yer almaktadır. Söz konusu faaliyetler kapsamında Alfin Yapı A.Ş tarafından
kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm
mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. Mahremiyetin
yüksek olduğu yerlerde ise görüntüleme yapılmamaktadır.
7.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİMLEŞTİRİLMESİ İşbu Kişisel Verilerin Korunması
Politikası’nda belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; 6698
Sayılı Kanun madde 7/1’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve
kanunların belirlediği süreler geçince tarafımızca silinecek , yok edilecek ve
anonimleştirilecektir.
7.1.Kişisel Verilerin Silinmesi
Tamamen veya kısmen
otomatik
yollarla işlenen
kişisel verilerin silinmesi; söz
konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar
tarafından
hiçbir şekilde erişilemez ve
tekrar
kullanılamaz hale
getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu ,ilgili
politika
ve prosedürlerinde kişisel verilerin silinmiş sayılması
için üçüncü fıkrada
belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar.Herhangi
bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil
eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen
kişisel verilerin silinmesi;
Tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama
aktarılan kâğıt halindeki gerekli olmayan kişisel verilerin anonimleştirilmesi
yoluyla gerçekleştirilme işlemi, Alfin Yapı A.Ş 'nın
verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda yapılacaktır ve Alfin
Yapı A.Ş , kişisel verileri sildiği durumlarda,
verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirmelidir. Alfin
Yapı A.Ş bu işlemi yaparken verilerin hiçbir
kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti
etmelidir. Bu garanti, veri sorumlusunun sorumluluğu altındadır.
Silme sırasında, silinmemesi gereken kişisel veriler de yapılan
silmeden etkileniyorsa ve erişilemeyecek ve/veya kullanılamayacak hale
geliyorsa Alfin
Yapı A.Ş KVKK Çalışma Grubu’nun karar alarak
uygulayabileceği aşağıdaki yöntemlerin bir arada sağlanması da silme olarak
değerlendirilecektir:
a) Kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde
arşivlenmesi
b) Kişisel verilerin her türlü erişime kapalı olması
c) Kişisel verilere yalnızca gerekli durumlarda yalnızca yetkili
kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve
idari tedbirlerin alınması
d) Belirtilen silme sayma yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup
ilgili durumlarda güncellenmesi Veri Sorumlusu’nun sorumluluğundadır.
7.2.KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Yok etme işlemi, Alfin Yapı A.Ş nın verileri
fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Alfin
Yapı A.Ş bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün
olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. Bu işlemler sırasında Alfin Yapı
A.Ş çalışanları ve ilgili departmanlar KVKK Çalışma Grubu’na
yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Alfin
Yapı A.Ş gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri
alacaktır.
7.3.KİŞİSEL VERİLERİN ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Anonim hale getirme işlemi, Alfin Yapı A.Ş 'nın
kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu
verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir
bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi Alfin Yapı A.Ş içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi
iş birimi, verilerin yok edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak
kaydıyla Alfin Yapı A.Ş 'nın farklı
departmanlarından destek alabilir.
Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Alfin Yapı A.Ş tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler
kullanılabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda
KVKK Çalışma Grubu’na danışılmalıdır.
8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ
Kişisel verilerin imhası için Alfin Yapı A.Ş ,
imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika’da tanımlar. Veri
sahibi iş birimi, İşbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre
belirleyerek uygulamakla yükümlüdür.
Kişisel verilerin imhası sırasında Alfin Yapı A.Ş çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek
imhayı gerçekleştirir:
1.Üzerine Yazma
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine
yazılımlarla en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski
verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
2.Manyetize Etme
Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime
sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
3.Fiziksel Yok Etme
Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme,
öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize
etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.
4.Bulut İmhası
Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha
bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel
verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.
5.Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel
Verilerin İmhası
Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler
içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut
değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok
etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların
yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması
zorunludur.
9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
1. Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri
Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve dijital
veriler, periyodik olarak imha edilir. Alfin Yapı A.Ş ,
kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya
çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler,
yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6
aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Silinen, yok edilen ve anonim hale
getirilen verilere ilişkin işlemlerin diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 3
yıl süre ile saklanır.
2. Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda
Silme ve Yok Etme Süreci
Veri sahiplerinin şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel
verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda kişisel
verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili
aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa
talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirketimiz , ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve
ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve
talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu
durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında
gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, şirketimiz
ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret
cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik
ortamda bildirir.
10.
POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
1. İlgili mevzuatta yapılacak her türlü resmi değişikliğin
ardından bu değişiklerle uyumlu olacak şekilde Alfin Yapı A.Ş tarafından İşbu Politika’da değişiklik yapılabilir.
2
Alfin Yapı A.Ş , Politika üzerinde yaptığı
değişiklikler incelenebilecek olacak şekilde güncellenen Politika’yı e-posta
yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal internet üzerinden
çalışanlarının erişimine sunacaktır.
11.
YÜRÜRLÜK Alfin Yapı A.Ş
tarafından hazırlanan işbu Politika 03.07.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir